包頭供電局客服中心蒲公英創(chuàng)新工作室開發(fā)報(bào)裝資料數(shù)字化檔案處理系統(tǒng)

　　中國電力網(wǎng)訊  包頭供電局客服中心是受理客戶報(bào)裝用電的單位，檔案室已經(jīng)存放了近二十年的客戶報(bào)裝資料,已經(jīng)形成資料過多無法存放的局面。2019年客服中心蒲公英創(chuàng)新工作室開發(fā)一套電子檔案管理系統(tǒng)及檔案資料自動(dòng)化掃描編碼系統(tǒng),作為當(dāng)年的創(chuàng)新項(xiàng)目，將檔案室現(xiàn)存的報(bào)裝資料全部數(shù)字化，可節(jié)省報(bào)裝資料的存放空間，有利于資料的長時(shí)間保存，同時(shí)大幅提高資料查詢的效率，更便于資料的閱覽。

　　電子檔案管理系統(tǒng)放置在蒲公英創(chuàng)新工作室，配置高速掃描儀和電腦，可以對現(xiàn)存的紙質(zhì)資料進(jìn)行快速掃描，同時(shí)通過管理系統(tǒng)自動(dòng)將掃描生產(chǎn)的數(shù)字化文件進(jìn)行編碼，儲(chǔ)存在觸摸電腦內(nèi)，并利用觸摸屏的方式以便于對存檔資料的查詢與瀏覽。利用資料自動(dòng)化掃描編碼系統(tǒng)，可自動(dòng)將紙質(zhì)資料掃描成數(shù)字化的影像資料，并且自動(dòng)編碼后存入檔案管理系統(tǒng)，相關(guān)人員可以通過該系統(tǒng)快捷地檢索瀏覽報(bào)裝資料。電子檔案管理系統(tǒng)有效解決傳統(tǒng)檔案保管過程中存在的防火、防潮等一系列問題，對報(bào)裝資料無限期保存，并且可以節(jié)省存放空間，緩解辦公場地不足的矛盾。按照平均每年報(bào)裝1500戶，每份20頁資料計(jì)算，每年可節(jié)省紙張3萬余張，節(jié)省報(bào)裝資料打印、復(fù)印等費(fèi)用，每年節(jié)約費(fèi)用均在萬元以上。通過一年的運(yùn)行，現(xiàn)已將2006年--2018年報(bào)裝工單進(jìn)行了掃描，錄入業(yè)務(wù)工單兩萬多份，將近40萬頁的資料，充分發(fā)揮了預(yù)期的效果。